Prácticas recomendadas de HubSpot: cómo generar informes sobre propiedades que cambian constantemente

Mantener una base de datos limpia es crucial hoy en día, y hay varias prácticas recomendadas de HubSpot que puedes seguir para asegurarte de que tu CRM esté constantemente actualizado e informe sobre métricas precisas. datos, lo que resulta en su capacidad para proporcionar información útil y específica a clientes potenciales. Además, le permite informar sobre información relevante que cuenta una historia verdadera y precisa.

El viaje del comprador está en constante evolución y, como consumidores, sabemos que nuestras decisiones dependen de la información que leemos, los comentarios que escuchamos y las experiencias que encontramos. Como dijo una vez el filósofo griego Heráclito: “El cambio es la única constante”.

Por suerte para los especialistas en marketing, HubSpot tiene una variedad de funciones de automatización de marketing que le permiten no solo realizar un seguimiento de estos cambios constantes, sino también actualizarlos en tiempo real. HubSpot también lanzó informes personalizados que le permiten capturar la información que necesita en una variedad de imágenes.

Estas son algunas de las propiedades que cambian con más frecuencia:

  • Etapa del ciclo de vida
  • Estado del cliente potencial
  • Valoración de prospectos

Cuando informe sobre propiedades que cambian constantemente, asegúrese de escanear la completa biblioteca de informes de HubSpot para ver si un informe existente proporciona los datos que necesita. De lo contrario, familiarízate con el generador de informes personalizados de HubSpot para crear el visual.

Ahora, analicemos cómo puede asegurarse de que las propiedades se mantengan actualizadas y, lo que es más importante, veamos cómo puede informar sobre ellas.

Etapa del ciclo de vida

Antes de entrar en tácticas sobre cómo mantener actualizadas las etapas del ciclo de vida, querrás asegurarte de que estás usando la propiedad de la etapa del ciclo de vida de HubSpot y no una propiedad de “etapa del ciclo de vida” personalizada. Es importante tener en cuenta que esta propiedad no se puede personalizar y que tiene una funcionalidad especial para garantizar que las etapas del ciclo de vida no puedan retroceder mediante la automatización. Por ejemplo, no desea que una Oportunidad retroceda para convertirse en un Prospecto calificado de marketing como resultado de completar un formulario.

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Hay dos formas de garantizar que las etapas del ciclo de vida se mantengan actualizadas dentro de HubSpot:

  1. A través de un campo oculto en un formulario
  2. A través de un flujo de trabajo

A través de un campo oculto en un formulario

Cuando sus formularios están segmentados en función del viaje del comprador, puede agregar Etapa del ciclo de vida como un campo oculto en el formulario. También puede preseleccionar una etiqueta para adjuntar esa etapa al registro de contacto cuando completen el formulario.

En el siguiente ejemplo, agregamos la Etapa del ciclo de vida como un campo oculto en nuestro formulario de Decisión y preseleccionamos Cliente potencial calificado de ventas (SQL) . Esto significa que cualquier persona que complete este formulario en cualquier página se actualizará a un SQL. Ten en cuenta que, debido a que estamos usando la etapa del ciclo de vida de HubSpot, si ese contacto ya es una Oportunidad o un Cliente , no se revertirá .

A través de un flujo de trabajo

Si prefiere no tener campos ocultos en sus formularios, otra forma común de mantener actualizadas las etapas del ciclo de vida es a través de un flujo de trabajo; esto también garantiza que la propiedad se actualice en tiempo real. En el siguiente ejemplo, configuramos un flujo de trabajo interno para establecer contactos en SQL según el envío de ese formulario de decisión .

Establecer la etapa 1 del ciclo de vida

Consejo profesional: “Envíos de formularios” son solo uno de varios criterios que puede elegir para establecer etapas del ciclo de vida.

 

Prácticas recomendadas de HubSpot: Informes sobre las etapas del ciclo de vida

Cada etapa del ciclo de vida en HubSpot tiene una propiedad de fecha que se actualiza automáticamente cuando cambia el ciclo de vida. Estas propiedades comienzan con “Se convirtió en un” y terminan con la etapa del ciclo de vida, más la fecha (es decir, “Se convirtió en una fecha de oportunidad de venta calificada para marketing”).

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When reporting on lifecycle stages, be sure to pull in these date properties to get an accurate picture of net new contacts. For instance, here’s how you’d set up a report to see new marketing qualified leads over the last few months:

Reporting_LifecycleStages-1

Lead Status

The lead status property is one of the most useful properties for sales reps to understand where the prospect is at in the process based on previous activities they’ve completed. HubSpot’s default lead statuses are:

  • New
  • Open
  • In Progress
  • Open Deal
  • Unqualified
  • Attempted to Contact
  • Connected
  • Bad Timing

An added feature of this property is that it can be customized, unlike the lifecycle stage property. For instance, if you wanted to add additional status for the reason why a lead is unqualified, you can do so.

Personalizar estado de cliente potencial-1

There are also multiple ways to ensure lead statuses are updated:

  1. A través de un flujo de trabajo (vea el primer video, pero “Establecer valor de propiedad” debería ser Estado de cliente potencial )
  2. A través de la automatización de tuberías

A través de la automatización de tuberías

Navega a tus Ofertas de HubSpot. En la esquina superior derecha, seleccione “Acciones del tablero” > “Editar etapas”. Seleccione la canalización adecuada y navegue hasta “Automatizar”. Cree flujos de trabajo separados en las etapas correspondientes y configure la propiedad Estado del cliente potencial en función de las acciones adecuadas.

Actualizar estado de cliente potencial-1

Nota: Esto actualizará el estado del prospecto para cualquier contacto asociado con el trato.

Prácticas recomendadas de HubSpot: informes sobre el estado de los clientes potenciales

Informar sobre el cambio de estado de los clientes potenciales es un poco más complicado, porque no hay propiedades de fecha adjuntas ni informes de embudo disponibles. La mejor manera de visualizar los estados de los clientes potenciales es creando un informe personalizado.

Navegue hasta el “Generador de informes personalizados” y seleccione “Contactos” y “Ofertas” como sus fuentes de datos. Asigne un nombre a su informe y seleccione sus datos: recuento de contactos, estado del cliente potencial, fecha de creación. Configure su informe y seleccione qué tipo de gráfico muestra mejor los datos. También puede agregar un filtro para ver solo los nuevos contactos netos dentro de la última “X cantidad de días”.

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Informe de estado de cliente potencial personalizado

Nota: Sugerimos agregar “Ofertas” para que pueda personalizar y filtrar el informe por datos de ofertas si es necesario.

Valoración de prospectos

La calificación de prospectos es otra herramienta beneficiosa para los equipos de marketing y ventas cuando evalúan dónde se encuentran los prospectos en su recorrido. HubSpot te permite crear propiedades de puntuación personalizadas y también cuenta con su propia propiedad Puntuación de HubSpot que se puede usar para este propósito.

Esta propiedad se actualizará automáticamente cuando agregue criterios positivos y/o negativos. Es importante tener en cuenta que la propiedad actualizará todos los registros de contacto en su base de datos en tiempo real. Por lo tanto, cuando agregas un criterio a la propiedad Puntaje de HubSpot , los contactos en tu base de datos se actualizarán.

Puede establecer un umbral para que cuando los contactos alcancen una determinada puntuación, se notifique al equipo de ventas para que se comunique con ellos.

Puntuación de plomo-1

Prácticas recomendadas de HubSpot: Informes sobre la puntuación de clientes potenciales

Para informar sobre los cambios en la puntuación de clientes potenciales, querrás usar el generador de informes personalizados en HubSpot. Supongamos que desea informar sobre la cantidad de contactos en sus diferentes rangos de puntuación de HubSpot, desglosados ​​por etapa del ciclo de vida.

Navegue hasta el “Creador de informes personalizados” y seleccione “Contactos” como su fuente de datos. Asigne un nombre a su informe y seleccione sus datos: recuento de contactos, puntaje de HubSpot y etapa del ciclo de vida. Configura tu informe seleccionando la opción de barra vertical. Agregue la puntuación de HubSpot al eje x, el recuento de contactos al eje y y la etapa del ciclo de vida a la sección “Desglosar por”.

Comience a visualizar sus historias de datos

Al asegurarse de que sus propiedades estén actualizadas y al utilizar la versátil herramienta de informes de HubSpot, puede equipar a sus equipos con los datos que necesitan. En combinación con las funciones de automatización de marketing, estas prácticas recomendadas de HubSpot permitirán que sus equipos de ventas y marketing cuenten una historia precisa sobre cómo se mueven los clientes potenciales y los clientes a lo largo de su viaje.

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