How to Troubleshoot Common Workflow Enrollment Issues in HubSpot

Marketing automation can be powerful and—if you’re marketing technology-obsessed like us—magical. That is, of course, when things go smoothly.

The only downside to increasingly powerful automation features is that the issues you encounter are increasingly complex, and there’s a lot that can go wrong. Let’s dive into the most common workflow enrollment issues in HubSpot and how to troubleshoot them.

Common Workflow Enrollment Issues

If a contact that you expect to enroll in your workflow is not being enrolled, here are common reasons why.

1. The workflow is not turned on.

This one might seem obvious, but we’ve all been there—if the workflow switch on the top right-hand corner is not toggled “ON,” then contacts will not enroll into your workflow.

2. The contact does not meet your workflow enrollment triggers.

Particularly if your workflow uses and/or logic, it’s possible that your contact does not qualify for the enrollment based on the criteria you have set or that your logic is contradictory. Double-check your enrollment requirements and your target contact’s properties. When in doubt, you can test how a specific contact will behave in your workflow by using the “Test” feature in the top right corner.

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3. “Enroll existing contacts” was not selected during the workflow’s launch.

In the case that your contact does meet your workflow criteria, but is still not enrolling, it’s possible that “enroll existing contacts” was not selected when the workflow was turned on. When you turn your workflow on, HubSpot will prompt you to determine whether or not you want to enroll contacts that met the criteria before your workflow was turned on.

4. The contact meets suppression or unenrollment criteria.

Under the “settings” tab in your workflow, you can set enrollment and suppression criteria that will automatically unenroll certain contacts. You may encounter issues from any of the following settings:

Another workflow is unenrolling the contact

Todos los flujos de trabajo tienen la opción de eliminar contactos de otros flujos de trabajo al momento de la inscripción. De manera predeterminada, esto está configurado para permitir que los contactos se inscriban simultáneamente en varios flujos de trabajo; sin embargo, si tiene otro flujo de trabajo activo que cancela la inscripción de contactos de todos los demás flujos de trabajo, es posible que esta sea la razón por la que su contacto se canceló.

El contacto ya no cumple con los criterios de inscripción.

Los flujos de trabajo permiten la opción de cancelar la inscripción de contactos que ya no cumplen con las condiciones de inscripción del flujo de trabajo. Mantener un contacto en el flujo de trabajo independientemente de si todavía cumple con los criterios está seleccionado de forma predeterminada, pero si no está seleccionado, puede cancelar la inscripción de sus contactos de forma inesperada.

El contacto es el resultado de una fusión.

De forma predeterminada, cuando se fusionan dos contactos, el contacto recién creado no se inscribirá en su flujo de trabajo, pero si desea que un contacto recién fusionado se inscriba en su flujo de trabajo automáticamente, puede cambiar esta configuración a “sí”.

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Listas de supresión

Su contacto puede ser parte de una lista de supresión seleccionada, lo que hará que se elimine automáticamente de su flujo de trabajo. Si alguna de las listas de supresión elegidas es una lista activa, es posible que su contacto haya cumplido recientemente con los criterios de su lista de supresión sin que usted se dé cuenta.

5. El contacto cumplió con los criterios del objetivo.

En la parte superior izquierda de la configuración de su flujo de trabajo, puede seleccionar un objetivo para su flujo de trabajo. Si tiene criterios de objetivo seleccionados y su contacto cumple con el objetivo después de inscribirse en su flujo de trabajo, se cancelará su inscripción automáticamente.

6. El contacto ya se inscribió en este flujo de trabajo.

Después de seleccionar el activador de inscripción en su flujo de trabajo, verá una pestaña titulada “reinscripción”. De forma predeterminada, los contactos que ya se han inscrito en su flujo de trabajo no pueden volver a inscribirse. En esta área, puede permitir que los contactos se inscriban en su flujo de trabajo varias veces o cuando elija inscribirlos manualmente.

7. Se cambiaron los criterios de la lista activa.

Si sus criterios de inscripción involucran una lista activa, asegúrese de que los criterios no hayan sido modificados. La buena noticia es que cuando intente guardar y editar cualquier lista activa que se utilice en un flujo de trabajo activo, aparecerá un cuadro de diálogo para preguntarle si desea o no inscribir contactos que cumplan con los criterios de la nueva lista.

Cómo solucionar problemas de inscripción de flujo de trabajo

Con un poco de suerte, los problemas de inscripción de flujo de trabajo que está encontrando son una solución fácil, pero si todavía tiene problemas con su flujo de trabajo, a continuación encontrará algunos consejos para resolver problemas que lo ayudarán.

Planifique con anticipación y mapee la lógica del flujo de trabajo.

Al crear un flujo de trabajo, particularmente uno desafiante o complejo, es útil planificar con anticipación y trazar la lógica de su flujo de trabajo antes de ingresar a su portal de HubSpot. De esta manera, si sucede lo inesperado, puede volver a trazar fácilmente su estrategia para ver dónde podría estar desalineada su lógica.

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Consulta el historial de tu flujo de trabajo.

Si su flujo de trabajo ya se ha activado, puede ver su historial de flujo de trabajo en la pestaña Historial, que le indicará todo lo que ha sucedido desde que encendió su flujo de trabajo. Puede navegar fácilmente incluso por flujos de trabajo que involucran muchos contactos utilizando las funciones de clasificación. Puede ordenar por intervalo de fechas, tipos de acción (como inscripción) y acciones. Si desea buscar un contacto específico, busque su nombre usando el menú desplegable en el lado derecho de la pestaña Historial para ver su historial específico en este flujo de trabajo.

Inscribir manualmente un contacto.

En algunos casos, como cuando un contacto se fusiona recientemente, es posible que no desee que todos los contactos fusionados se inscriban automáticamente en su flujo de trabajo, pero sí desea que se inscriba un contacto específico. En casos como estos, utilice el botón “inscribir” en la parte superior derecha de su flujo de trabajo para inscribir manualmente un contacto específico.

Soporte de contacto.

Si sigues teniendo problemas, haz clic en el botón Ayuda en la parte inferior derecha de tu portal de HubSpot. El soporte de HubSpot está disponible a través de chat, correo electrónico o teléfono para cuentas de Marketing Professional y superiores.

Lleve su automatización de marketing al siguiente nivel

Ya sea que sea un usuario frecuente o nuevo de HubSpot, mantenerse al tanto de las últimas funciones de HubSpot es fundamental para ayudarlo a comprender qué podría salir mal y qué podría salir bien en su portal. Consulta SmartTake: ¡Novedades de las funciones de flujo de trabajo de HubSpot para estar al tanto de los nuevos y emocionantes cambios!

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