Análisis de gastos: 7 pasos para analizar y gestionar eficazmente sus gastos

Según un estudio, los modelos estadísticos y los análisis avanzados pueden ahorrar entre un 3% y un 8% de los costos de adquisición en comparación con los modelos de precios tradicionales. Por ejemplo, una resma de papel de tamaño A4 que cuesta $75 puede pasar desapercibida en una organización grande, pero reducir este costo a $50 por resma comprándola del proveedor más eficiente puede ahorrar miles de dólares por mes en un solo artículo.

Independientemente de su tamaño, las organizaciones a menudo gastan en exceso en la adquisición de bienes y servicios. Y, la mayoría de ellos carecen de un mecanismo eficiente para analizar datos y administrar sus gastos.

El análisis y la gestión de gastos incluye la recopilación, la categorización y el análisis de los gastos. La importancia de la gestión de gastos radica en mayores oportunidades de ahorro de costos, mejor visibilidad de los gastos y eliminación de procesos manuales intensivos. Para un análisis de gastos eficaz, las organizaciones deben participar en el procesamiento de solicitudes, la elaboración de presupuestos, la planificación, la gestión de proveedores y contratos, la gestión de inventario y el abastecimiento.

Profundicemos en cómo puede realizar un análisis de gastos eficaz.

  1. Identificar las fuentes de gasto :

Las organizaciones necesitan tener una vista panorámica de todas las áreas de gasto. Estas fuentes incluyen salarios, alquileres, servicios públicos, licencias, publicidad, marketing, seguros, transacciones y contratos.

  1. Recopile los datos en un repositorio central :

Los datos de gastos son confidenciales y a menudo provienen de fuentes como:

  • Libros mayores
  • Datos del proveedor
  • Datos de la transacción
  • Calificaciones crediticias
  • Ordenes de compra
  • Contratos de proveedores
  • Sistema de planificación de recursos empresariales (ERP)
See also  Las mejores cámaras web en 2022

Con la ayuda de un sistema basado en IA, puede acceder de forma segura a una vista unificada de paneles y gráficos especializados (p. ej., gráfico de cascada, gráfico de Pareto, mapa de árbol, informe multidimensional e informe de mapa).

  1. Verificar y limpiar datos :

Los datos ayudan a sacar inferencias y ayudan a tomar mejores decisiones de gasto. Por ejemplo, los datos de compras de una empresa manufacturera mediana con ingresos anuales de $2 mil millones tenían más de 20 000 transacciones para una sola categoría, cada una con múltiples factores de precio. La verificación manual y la limpieza de este volumen de datos en MS Excel lo hacen lento e inexacto. Por lo tanto, es imperativo contar con modelos precisos y sólidos para validar las transacciones con precisión y limpiar datos duplicados y erróneos.

  1. Categorías de datos, KPI y métricas :

Dividir los datos en diferentes categorías según las necesidades y objetivos de la organización. Los datos también deben segregarse de acuerdo con los indicadores clave de rendimiento (KPI) relevantes para la organización, tales como:

  • Ahorro de costes
  • Rendimiento de los proveedores
  • KPI de empleados
  • KPI operativos
  • Gastar bajo gestión
  1. Analice los patrones de gasto :

El análisis de datos lo ayudará a identificar anomalías, gastos duplicados y gastos recurrentes que puede eliminar. Algunos de los tipos de análisis de gastos son:

  • Análisis de gastos de cola : seguimiento del 10 al 20 % de los gastos que no se gestionan de forma activa o estratégica debido a un menor enfoque (p. ej., compras de bajo valor)
  • Análisis de gastos de proveedores : uso de datos históricos para analizar los gastos en proveedores críticos
  • Análisis de gasto por categoría: tomando una descripción general de alto nivel de cada categoría de gasto (por ejemplo, empaque, ingredientes, distribución, marketing y ventas, TI y otros)
  • Análisis de gastos de artículos : análisis de gastos en cada nivel de artículo/SKU para aislar cualquier gasto o compra inconformista de proveedores no preferidos
  • Análisis de gastos de plazos de pago : revisión de prácticas de pago dentro del proceso de compra a pago (P2P) para aprovechar los descuentos de los pagos de facturas
  • Análisis de gastos de contratos: Garantizar los mejores tratos negociados a través del análisis de fugas de gastos con los proveedores
  1. Elaborar estrategias y ejecutar cambios :
See also  Riot pagará a los empleados el 25% de su salario para que renuncien si no están convencidos de su nueva dirección

Analizar los datos y ejecutar los cambios por fases. Puede hacer esto por departamento o por toda la organización. Incluso los responsables de la toma de decisiones individuales pueden analizar los gastos, adoptar estrategias para una gestión eficaz de los gastos y tomar decisiones financieras inteligentes.

  1. Pronóstico de eventos :

Pronostique eventos y prepare sus presupuestos de una mejor manera para temporadas altas y bajas de negocios. Esto le da más tiempo para concentrarse en otros aspectos del crecimiento empresarial.

El análisis de gastos no tiene por qué ser abrumador y dar lugar a conocimientos superficiales o erróneos. Con la ayuda de las soluciones de análisis de gastos impulsadas por IA, puede hacer el trabajo con menos empleados y en menos tiempo.

bullfight-doc
bullfight-doc